Nueva normativa checkin en hoteles. Ses hospedajes.

La legislación española ha implementado una nueva normativa que revolucionará el proceso de check-in en los hoteles y otros alojamientos turísticos. Con el objetivo de mejorar la seguridad, facilitar el control de viajeros y adaptarse a los cambios tecnológicos, el Gobierno ha establecido nuevas obligaciones para los establecimientos turísticos relativas al registro y comunicación de datos de sus huéspedes a través de la plataforma SES.Hospedajes. A continuación, te explicamos en detalle esta normativa, su impacto y cómo adaptarse para cumplir con la ley y optimizar la gestión del check-in.

Checkin y SES Hospedajes

Índice

1. Introducción a la nueva normativa

2. ¿Qué es SES.Hospedajes?

3. Cambios principales en el proceso de check-in

4. Datos obligatorios que deben registrarse

5. Procedimiento para el registro en SES.Hospedajes

6. Obligaciones y responsabilidades del hotelero

7. Sanciones por incumplimiento

8. Beneficios de la nueva plataforma para los alojamientos

9. Cómo prepararte para cumplir con la normativa

10. Conclusión

    
    

1. Introducción a la nueva normativa check-in en hoteles. Ses Hospedajes

Desde el 2 de diciembre de 2024, se ha establecido un nuevo marco legal que obliga a todos los alojamientos turísticos en España —desde hoteles hasta casas rurales, hostales y apartamentos turísticos— a registrar la información de sus huéspedes mediante una plataforma única gestionada por el Ministerio del Interior llamada SES.Hospedajes. Esta norma responde al Real Decreto 933/2021 y busca centralizar y digitalizar el proceso de registro documental que antes se realizaba a través de distintas plataformas regionales o manualmente.

Este cambio tiene como fin reforzar la seguridad ciudadana, combatir el crimen organizado, y mejorar la gestión y verificación de datos de viajeros en todo el territorio nacional, excepto País Vasco y Cataluña, que mantienen sistemas propios.

2. ¿Qué es SES.Hospedajes?

SES.Hospedajes es la plataforma digital oficial creada para que los responsables de alojamientos turísticos completen y envíen el registro obligatorio de viajeros. Sustituye a los antiguos sistemas como Hospederías de la Guardia Civil y WebPol. Mediante esta plataforma se unifica y simplifica el envío de los datos, facilitando su control y verificación por parte de las autoridades competentes.

3. Cambios principales en el proceso de check-in en los alojamientos.

• Digitalización del registro: El registro ya no es en papel ni en varias plataformas, sino en la única plataforma SES.Hospedajes.

• Ampliación de datos a recopilar: La lista de datos obligatorios del huésped ha aumentado para incluir información más detallada y precisa.

• Obligación de enviar datos en 24 horas: Los datos de los huéspedes deben ser enviados a la plataforma en un plazo máximo de 24 horas desde la reserva o check-in.

• Firma obligatoria: Toda persona mayor de 14 años que haga uso del alojamiento debe firmar el parte de entrada.

• Registro único y centralizado: Se elimina la gestión dispersa, concentrando toda la información en un sistema único nacional.

  
  

4. Datos obligatorios que deben registrarse

Las obligaciones incluyen la recopilación y registro de los siguientes datos de los huéspedes (mayores de 14 años):

• Nombre y apellidos completos

• Sexo

• Fecha de nacimiento

• Nacionalidad

• Documento de identidad (tipo, número y fecha de expedición)

• Dirección completa (calle, ciudad, código postal)

• Número de teléfono y correo electrónico

• Parentesco entre viajeros (especialmente menores acompañados)

• Identificador de la reserva y fechas de entrada y salida

• Medio de pago utilizado

Este aumento en los datos busca maximizar la seguridad y exactitud en la identificación de los viajeros, pero también implica mayor responsabilidad para los alojamientos en la gestión de esta información.

5. Procedimiento para el registro en SES Hospedajes

1. Alta en la plataforma: El hotel o alojamiento debe registrarse y acceder con certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico.

2. Registro del huésped: Durante el check-in, recopilar y verificar todos los datos obligatorios.

3. Envío de datos: Introducir y enviar los datos a SES.Hospedajes en un plazo máximo de 24 horas.

4. Conservación de información: Mantener los registros digitalizados por un período mínimo de 3 años para posibles inspecciones.

   
   

6. Obligaciones y responsabilidades del hotelero frente a la nueva normativa check-in hoteles

• Verificar la autenticidad y veracidad de los datos aportados por los huéspedes.

• Facilitar el proceso de recogida de información para evitar demoras en el check-in.

• Cumplir con la normativa de protección de datos conforme a la Agencia Española de Protección de Datos.

• Denegar el acceso a huéspedes que se nieguen a proporcionar la información requerida.

• Realizar el envío de datos dentro del plazo legal establecido.(24 horas)

  
  

7. Sanciones por incumplimiento

Las sanciones por incumplir esta normativa pueden ir desde multas leves de 100 hasta 600 euros, hasta sanciones graves de hasta 30.000 euros, dependiendo de la gravedad y reiteración de la infracción. Es fundamental para los establecimientos cumplir rigurosamente para evitar consecuencias económicas y legales.

8. Beneficios de la nueva plataforma para los alojamientos

• Simplificación en la gestión documental y procesamiento de datos.

• Reducción del tiempo para comunicar información a la administración.

• Acceso a un sistema unificado y actualizado para todo el territorio nacional.

• Mayor seguridad y legalidad en el manejo de la información de los huéspedes.

• Evita multas y sanciones mediante el cumplimiento normativo.

  
  

9. Cómo prepararte para cumplir con la normativa

• Capacita a tu personal para el uso de SES.Hospedajes y el nuevo proceso de check-in.

• Actualiza software y sistemas de gestión para integrar el envío digital obligatorio.

• Asegura que todos los responsables tengan acceso y conocimiento del Real Decreto 933/2021.

• Informa a los huéspedes con antelación sobre la necesidad de aportar datos completos y firmar el parte de entrada.

• Implementa protocolos para verificar datos de identidad y parentesco de menores.

  
  

10. Conclusión

La nueva normativa para el check-in y registro en hoteles mediante SES.Hospedajes representa un cambio profundo en el sector turístico español. Si bien implica mayores esfuerzos administrativos, también ofrece una oportunidad para modernizar y profesionalizar la gestión de alojamientos, alineándose con los estándares de seguridad y legalidad contemporáneos.

Prepararse a tiempo y cumplir rigurosamente con estas obligaciones no solo evitará sanciones, sino que mejorará la experiencia y confianza de los clientes, fortaleciendo la reputación y competitividad de los establecimientos turísticos.

Con esta guía tendrás toda la información clave para adaptarte a la nueva normativa check-in en hoteles y asegurar que tu hotel esté alineado con las últimas exigencias legales del Gobierno para el registro de huéspedes y el proceso de check-in.

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