Protección de datos
Entidad: HOTELSAAS
ELENA MATEOS GARCIA
NIF: 09781213A
Dirección / Avda. Europa 23, 28224 Pozuelo de Alarcón (Madrid)
Correo electrónico: info@hotelsaas.es
Teléfono: +34-667-668-195
Sitios web: www.hotelsaas.es
a empresa opera asumiendo el más alto nivel de compromiso de responsabilidad y cumplimiento de la normativa de protección de datos. En virtud de lo anterior, se ha elaborado el presente documento con el fin de informar acerca del tratamiento de datos de carácter personal en el marco de las actividades llevadas a cabo por las empresas del HOTELSAAS, así como para informar de los derechos de protección de datos de los interesados y de los mecanismos de atención y soporte habilitados en esta materia.
HOTELSAAS realiza sus actividades a través de una estructura organizativa centralizada, gestionada desde las oficinas Pozuelo de Alarcón (Madrid), España, por lo que, el tratamiento de datos de carácter personal se realizará conforme al marco normativo de protección de datos instrumentado a través del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La presente información de protección de datos se establece en nombre del HOTELSAAS, por lo que, se aplica y engloba a todas las empresas que pertenecen al Grupo y que tratarán los datos de carácter personal en calidad de Responsables del Tratamiento.
Los datos de contacto del HOTELSAAS a efectos de la presente información de protección de datos, así como los del Delegado de Protección de Datos de Grupo son los siguientes:
Avenida Europa 23 Pozuelo de Alarcón (Madrid)
Correo electrónico: info@hotelsaas.es
Teléfono: +34-667-668-195
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente información de protección de datos hace referencia al tratamiento de datos de carácter personal que se recopilan en el marco de las actividades y operaciones del HOTELSAAS a través de los distintos mecanismos de contacto disponibles y que se tratan para las finalidades enumeradas en el apartado “Finalidades”.
A continuación, enumeramos los colectivos con respecto a los cuales recopilamos y tratamos datos de carácter personal:
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Accionistas e inversores
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Consejeros
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Candidatos
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Empleados
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Personal en Prácticas
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Datos de autónomos (proveedores o colaboradores)
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Personal facilitado por las Empresas de Trabajo Temporal
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Personas que acuden a las oficinas e instalaciones de HOTELSAAS del HOTELSAAS
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Personas que se comunican con las HOTELSAAS del HOTELSAAS por cualquier razón
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Representantes legales propios
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Representantes legales y personas de contacto de clientes / autoridades adjudicatarias
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Representantes legales y personas de contacto de proveedores
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Representantes legales y personas de contacto de HOTELSAAS Colaboradoras para la prestación de productos y servicios
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Personas involucradas en proyectos de HOTELSAAS a efectos de coordinación y cumplimiento de requisitos normativos y prevención de riesgos laborales
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Interesados cuya intervención es necesaria en el ámbito de prestación de productos y servicios en calidad de Encargado del Tratamiento
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Usuarios de los mecanismos de cumplimiento normativo implementados por el Grupo
PROCEDENCIA
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Directamente de los interesados: HOTELSAAS recopila datos de carácter personal directamente de los interesados cuando estos remiten un correo electrónico, contactan a través de teléfono, rellenan un formulario, envían su CV, completan un cuestionario, así como cuando sea necesario para la formalización de un acuerdo de cualquier naturaleza o para solicitar asistencia a través de las vías habilitadas para ello.
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Facilitados por terceros: asimismo, pueden recopilarse datos de carácter personal cuando nos los faciliten un tercero en el marco de la gestión y cumplimiento de un contrato para la prestación de servicios y para la coordinación de requisitos normativos asociados al mismo.
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Encargados del tratamiento: HOTELSAAS puede recopilar, tener acceso y tratar datos de carácter personal en calidad de Encargados del Tratamiento en virtud de los servicios prestados a sus clientes.
Este tratamiento se regirá por las políticas e información de protección de datos facilitada por el Responsable del Tratamiento en cuestión.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Dentro de HOTELSAAS mantendremos, usaremos y divulgaremos la información personal siempre dentro de los límites de la normativa de protección de datos vigente y con las siguientes finalidades:
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Gestionar su atención, visita y reuniones en nuestras instalaciones y/o inmuebles gestionados.
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Gestionar cualquier tipo de solicitud, información, sugerencia, petición o reclamación sobre los distintos productos y servicios profesionales prestados por HOTELSAAS que nos formulen los interesados en nombre propio o en representación de una entidad.
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Gestionar la relación con nuestros accionistas e inversores.
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Gestionar la prestación y realización de los servicios y productos contratados:
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Sector tecnológico Y ENUMERAR PRODUTOS CONTRATADOS
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El usuario podrá acceder a información detallada sobre las actividades del HOTELSAAS en la sección “Servicios / Productos” del sitio web www.hotelsaas.es
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Cumplir con los requisitos de coordinación y cumplimiento normativo, en especial en lo que se refiere a prevención de riesgos laborales en el marco de la prestación de servicios y productos y en materia sanitaria.
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Formalizar y gestionar la relación con los proveedores y colaboradores de las HOTELSAAS.
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Gestionar las diferentes páginas webs, intranets, redes sociales y blogs propiedad del Grupo.
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Formalizar y gestionar los acuerdos de una Unión Temporal de Empresas (UTE) en el cual participen las HOTELSAAS.
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Remitir comunicaciones informativas y comerciales sobre nuestras promociones, productos y servicios de HOTELSAAS relacionados con el sector tecnológico así como con la finalidad de informar a los destinatarios sobre próximos eventos en los cuales participará el HOTELSAAS, actividades, artículos sobre innovaciones relacionadas con ambos sectores y las soluciones aportadas, así como información general relacionada con nuestros servicios, productos y proyectos que puedan resultarle de interés.
La recepción de nuestras comunicaciones podrá anularse en todo momento en el CORREO info@hotelsaas.es o dándose de baja de estas a través del link facilitado en la propia comunicación.
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Gestionar los datos aportados por los candidatos a un puesto de trabajo con fines de selección y reclutamiento.
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Formalizar, desarrollar, mantener y cumplir con nuestras obligaciones adquiridas en virtud de una relación laboral o profesional o de un acuerdo/convenio con un tercero.
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Garantizar la seguridad de las oficinas, instalaciones y personas a través de controles de acceso, sistemas de videovigilancia y otros sistemas de control/identificación de acceso.
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Gestionar y controlar el funcionamiento de los mecanismos, políticas y protocolos internos establecidos por el HOTELSAAS con fines de cumplimiento normativo, prevención de responsabilidad penal, prevención de blanqueo de capitales y gestión de los canales de denuncia.
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Cumplir con las disposiciones legales que se aplican a las HOTELSAAS y a sus actividades.
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Todos aquellos tratamientos que nos resulten de aplicación para el debido cumplimiento de las normativas y requerimientos oficiales / sectoriales a los que esté sujeta nuestra actividad.
Para el buen fin y desarrollo de su atención y gestión de las finalidades anteriores, el tratamiento de sus datos para los fines que correspondan de los anteriormente mencionados se llevará a cabo bajo el más estricto cumplimiento de la normativa de Protección de Datos y la Política que le estamos detallando. En cualquier momento podrá ejercitar sus derechos (ver apartado específico).
BASES LEGALES PARA EL TRATAMIENTO
Las bases legales que habilitan el tratamiento de datos de carácter personal en el marco de las actividades y operaciones del HOTELSAAS son las siguientes:
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El consentimiento de las personas interesadas para la tramitación y gestión de cualquier solicitud de información o consulta sobre nuestros servicios, productos y/o actividades.
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El marco de contratación y/o adjudicación de servicios o productos aportados por las distintas líneas de negocio del HOTELSAAS, así como el cumplimiento de las obligaciones legales asociadas a los mismos.
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El marco contractual establecido con nuestros accionistas e inversores, así como el cumplimiento de las obligaciones impuestas por las normativas societarias.
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El marco de contratación de nuestros proveedores.
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El interés legítimo para la realización de comprobaciones con fines de due diligence y la formalización y gestión de acuerdos de constitución de una UTE.
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El interés legítimo para comprender a nivel individual de la Entidad el desarrollo de las distintas líneas de negocio, mejorar los productos y servicios y potenciar el desarrollo corporativo del Grupo.
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El interés legítimo para remitir comunicaciones informativas y comerciales relacionadas con nuestra actividad y los servicios y productos ofertados a través de correo electrónico o cualquier otro medio.
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El interés legítimo para garantizar la seguridad de las oficinas, instalaciones y personas.
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El consentimiento otorgado por el candidato al inscribirse en nuestra/s oferta/s de trabajo y el interés legítimo de la organización para incluirlo en otros procesos de selección de las empresas del Grupo siempre que se ajuste al perfil profesional del candidato.
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El cumplimiento del contrato laboral, profesional y/o convenio formalizado con HOTELSAAS formativas.
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El interés legítimo para la implementación de un sistema de cumplimiento normativo, así como para cumplir con requisitos de seguridad y compromisos de ética y sostenibilidad.
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El cumplimiento de los requerimientos y obligaciones legales a los que se refiera la actividad de HOTELSAAS.
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CRITERIOS DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
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Gestión y ejecución de los proyectos: los datos de carácter personal incluidos en los contratos, ofertas y/o propuestas de servicios, así como los del resto de personas cuya intervención sea necesaria en la relación contractual establecida, serán conservados durante el tiempo que estén vigentes los acuerdos de prestación de servicios/productos. Al finalizar la relación, los datos de carácter personal serán conservados en los supuestos que se pudieran derivar responsabilidades entre las partes o en cumplimiento de otros marcos normativos que le sean de aplicación a la misma y que exija a la conservación de estos. Los datos de carácter personal se mantendrán de forma que permitan la identificación y el ejercicio de los Derechos de los afectados y, bajo las medidas técnicas jurídicas y organizativas que resulten necesarias para garantizar la confidencialidad e integridad de estos.
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Gestión Currículum Vitae: como norma general conservamos su Currículum Vitae por el plazo máximo de un año; concluido dicho plazo, se procederá automáticamente a su destrucción, en cumplimiento del principio de calidad del dato.
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Gestión de Contratos de Trabajo, Convenios de Prácticas y/o contratos formalizados con Empresas de Trabajo Temporal: los datos de carácter personal serán conservados, en todo caso, durante el tiempo que esté vigente la relación laboral, el tiempo acordado en el convenio de prácticas o en el contrato formalizado con la Empresa de Trabajo Temporal y, al finalizar la misma, en los supuestos que se pudieran derivar responsabilidades entre las partes y cuando lo requiera una norma con rango de ley.
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Otros: el resto de los datos e información aportada por los interesados por cualquier medio, serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recabados y en el marco de responsabilidad y cumplimiento normativo que tengan asociados. En todo caso, se respetarán los plazos legales de conservación de datos y, si no media requisito legal que lo impida, estos serán destruidos o anonimizados.
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MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL
General
HOTELSAAS en cumplimiento de su compromiso con el cumplimiento de la normativa de protección de datos, mantendrá los datos de carácter personal de forma que se permita la identificación y el ejercicio de los Derechos por parte de los afectados y, bajo las medidas técnicas jurídicas y organizativas que detallamos a continuación:
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Implementación de políticas y protocolos de actuación en materia de protección de datos y seguridad de la información.
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Formalización de contratos de Encargado del Tratamiento con todos los terceros que tienen acceso y tratan datos por nuestra cuenta.
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Implementación de políticas de control de acceso a los recursos y sistemas, políticas de identificación y autenticación, así como de delegación de autorizaciones a usuarios con arreglo a las funciones desempeñan.
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Copias de seguridad y respaldo de nuestra información y datos de carácter personal.
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Auditoría y controles periódicos de protección de datos por parte de un experto externo.
Agradecemos que ponga en conocimiento del Responsable / Delegado de Protección de Datos mediante los datos de contacto / Canal establecidos en la presente Política de Privacidad, cualquier riesgo de seguridad, de los que tenga indicios o conocimiento, que pueda llegar a comprometer la integridad y confidencialidad de los datos de carácter personal y/o de información confidencial, a fin de poder adoptar las medidas necesarias para evitar su tratamiento no autorizado, pérdida, destrucción o daño accidental.
Ciberseguridad
Como concepto específico y complementario a lo anterior, la Entidad aplica medidas de ciberseguridad para prevenir y gestionar los posibles ataques y fraudes por parte de ciberdelincuentes que atentan contra la privacidad y protección de los datos que nuestra Entidad trata y accede en el ámbito de sus actividades y operaciones.
En este sentido queremos alertar que ante posibles situaciones de riesgo por comunicaciones cuyo contenido y/o formato generen dudas de autenticidad, recomendamos omitir las mismas y contactar con el Responsable / Delegado de Protección de Datos a través de los datos de contacto indicados en la presente Política de Privacidad.
Asimismo, cualquier solicitud que reciba con origen de nuestra Entidad sobre cambios de formas de pago, solicitud de datos o personas de contacto o de información confidencial (no pública), datos bancarios y/o de tarjetas de crédito y/o otros datos oficiales, no debe ser atendida sin la confirmación directa de nuestra Entidad por otro medio alternativo. Agradecemos y necesitamos de su colaboración por su comunicación y denuncia sobre cualquier notificación sobre este tipo de solicitudes y otras posibles situaciones de riesgo de ciberataques en las que pueda ser utilizada nuestra Entidad, así como por cualquier posible riesgo de seguridad que pudieran tener conocimiento.
DESTINATARIOS
HOTELSAAS, siempre que sea necesario para la consecución de las finalidades descritas anteriormente, compartirá datos de carácter personal con los siguientes terceros:
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Sociedades del HOTELSAAS: cuando sea necesario para la correcta gestión de un contrato de prestación de servicios o productos, para la gestión de su estructura organizativa centralizada, para el envío de comunicaciones comerciales relacionadas con el sector inmobiliario y financiero, así como para compartir datos de candidatos cuyos perfiles puedan encajar en vacantes de las HOTELSAAS.
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HOTELSAAS colaboradoras: cuando su participación sea requerida en el marco de un contrato y/o acuerdo de prestación de productos y servicios establecido con nuestros clientes o una Entidad pública. Asimismo, podrán comunicarse datos de carácter personal en el marco de un acuerdo de Unión Temporal de Empresas para la ejecución de un proyecto.
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Proveedores: los datos de carácter personal podrán comunicarse a distintos proveedores a razón de la prestación de servicios por parte de estos que requiera el acceso y tratamiento de datos de carácter personal, como, por ejemplo, proveedores de servicios de consultoría y de asesoría jurídica, proveedores de asesoramiento en materia laboral, fiscal y contable, proveedores de software y servicios de mantenimiento del mismo, etc.
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Procuradores: si se requiere su intervención a razón de un procedimiento judicial.
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HOTELSAAS financieras: cuando sea necesario para ofrecer soluciones de capital privado y materializar el servicio de gestión de la financiación.
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Notarios: cuando su intervención sea necesaria para actuar como fedatario público de la transacción o formalización del contrato, haciendo prueba plena de la realidad del otorgamiento, de la literalidad de las manifestaciones de las partes y de la identidad de éstas.
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Administraciones u organismos públicos: en cumplimiento de las normativas aplicables (laboral, prevención de riesgos laborales, fiscal, contable, protección de datos, etc.).
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Juzgados y Tribunales y a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado: serán comunicados datos de carácter personal a estas HOTELSAAS siempre que se nos requiera de manera oficial.
Al margen de los supuestos anteriormente detallados no se comunicarán datos de carácter personal a terceros, salvo en cumplimiento de una disposición legal.
DERECHOS
Derecho de Acceso, Rectificación y Supresión: las personas interesadas tienen derecho a obtener confirmación sobre si en HOTELSAAS estamos tratando datos personales que les conciernan, o no, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
Derecho a la Limitación y Oposición: en determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso, únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones o cuando sea necesario en cumplimiento de una ley. Asimismo, en algunos casos y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. Dejaremos de tratar los datos en este supuesto, salvo por motivos legítimos imperiosos, o para el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
Asimismo, los interesados podrán revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos con finalidades específicas, no produciendo dicha revocación efectos retroactivos.
Las personas interesadas podrán ejercer sus derechos de protección de datos mediante escrito a la dirección postal, 28224, Pozuelo de Alarcón (Madrid) o a del correo electrónico info@hotelsaas.es Asimismo, en caso de no recibir contestación por nuestra parte en el plazo de un mes, podrá reclamar ante la Autoridad de Control (Agencia Española de Protección de Datos: www.agpd.es).
VIOLACIONES DE SEGURIDAD
A efectos de actuar diligentemente ante posibles riesgos de protección de datos, los interesados podrán comunicar cualquier indicio o conocimiento que tuviera de posibles violaciones (brechas) de seguridad y/o de posibles incumplimientos o irregularidades sobre la normativa de Protección de Datos o las políticas y compromisos del HOTELSAAS a través del correo electrónico info@hotelsaas.es
AUTORIDAD DE CONTROL
En caso de divergencias con la Entidad en relación con el tratamiento de sus datos, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de Control de Protección de Datos correspondiente. En España, dicha Autoridad es la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES
HOTELSAAS se reserva el derecho de modificar y/o actualizar la información sobre protección de datos, cuando sea necesario para el correcto cumplimiento de la normativa en esta materia. Si se produjera alguna modificación, el nuevo texto será publicado en este mismo apartado del sitio web.
En cada caso, la relación con los usuarios se regirá por las normas previstas en el momento preciso en que se accede al sitio web.