Si hay algo que he aprendido tras años en la industria hotelera, es que la tecnología puede ser nuestra mejor aliada o nuestro peor dolor de cabeza. La elección del software adecuado para un hotel no es solo una cuestión de funcionalidades y precios, sino de estrategia, integraciones y, sobre todo, facilidad de uso. Hoy quiero compartirte los aspectos clave que cualquier hotelero debe considerar antes de tomar una decisión.
Indice de contenidos.
Piensa en tu hotel antes de pensar en la tecnología. ¿Qué necesita tu hotel?
Las integraciones de los sistemas. El gran secreto para un sistema sin fisuras.
¿Startup, scaleup o unicornio?
La curva de aprendizaje.
Retorno de inversión versus precio.
Referencias y opiniones reales
Prueba antes de decidir. POC
La importancia del soporte técnico.
Piensa en tu hotel antes de pensar en la tecnología
Antes de lanzarte a comparar PMS, motores de reservas o soluciones de revenue management, pregúntate: ¿Cuál es mi necesidad real? No todas las tecnologías son para todos los hoteles. Un hotel boutique de 30 habitaciones no tiene las mismas prioridades que un resort todo incluido. ¿Crees que tienen las mismas necesidades un hotel de playa que un hotel de reuniones o un hotel de esquí?
En HotelSAAS ayudamos a los hoteleros a encontrar la tecnología que mejor se adapta a su modelo de negocio, sin promesas vacías. No se trata de "la mejor herramienta del mercado", sino de la mejor para tu hotel.
Integraciones tecnológicas en hoteles: el secreto para un sistema sin fisuras
Seguro que te suenan estos escenarios: un PMS que no se comunica con el channel manager, un motor de reservas que no sincroniza bien las tarifas o un CRM que funciona como isla independiente.
Antes de elegir un proveedor, asegúrate de que sus soluciones pueden integrarse con las herramientas que ya utilizas o que planeas utilizar en el futuro.
Además, hay que tener en cuenta los costos de integración. Algunos proveedores cobran tarifas adicionales por conectar sus herramientas con sistemas de terceros, lo que puede elevar el costo total de la solución. Pregunta siempre por los costos ocultos y si existe una API abierta que permita la conexión sin restricciones. (ojito tambnién con este tema...lo trataremos en otro post)
En HotelSAAS hemos creado un buscador de tecnología en base a las integraciones realizadas ya con tu sistema. En menos de un segundo te decimos todos los proveedores que tienen integración con los sistemas de tu alojamiento.
¿Startup, Scaleup o Unicornio? Pros y contras según el tipo de proveedor tecnológico.
A la hora de elegir el mejor software hotelero en 2.025 , no solo importa el producto, sino también quién está detrás. Existen tres tipos de empresas tecnológicas con enfoques y características distintas: startups, scaleups y unicornios. Cada una tiene ventajas e inconvenientes, y entenderlas te ayudará a tomar una mejor decisión.
1. Startups: Innovación y flexibilidad, pero con menos trayectoria
Las startups son empresas jóvenes con soluciones innovadoras y un alto potencial de crecimiento. Suelen ser ágiles, adaptables y están dispuestas a ofrecer una atención más personalizada. Muchas veces, su tecnología es más moderna y diseñada para resolver problemas que los gigantes de la industria aún no han abordado.
2. Scaleups: Empresas en crecimiento con más estabilidad
Cuando una startup supera su fase inicial y logra un crecimiento sostenido, se convierte en una scaleup. Estas empresas han validado su modelo de negocio, tienen más clientes y están en plena expansión. Cuentan con un producto más maduro y procesos más estructurados pero es verdad que el precio puede empezar a subir.
Como ventajas destacaríamos una mayor estabilidad financiera, productos más desarrollados y como desventajas es que pueden perder algo de la agilidad e innovación de sus inicios.
3. Unicornios: Empresas gigantes, pero menos flexibles
Los unicornios son empresas tecnológicas valoradas en más de 1.000 millones de dólares. Son compañías líderes en su sector, con clientes en todo el mundo y soluciones altamente probadas. Al mismo tiempo, pueden ser más rígidas y menos personalizables.
¿Ventajas? soluciones consolidadas en el mercado. ¿Inconvenientes? menos flexibilidad para adaptarse a necesidades específicas, atención al cliente más impersonal y costos mucho más elevados por la marca y la infraestructura.
No subestimes la curva de aprendizaje
No importa lo avanzado que sea un software si tu equipo no lo usa. La facilidad de uso es clave. Pregunta por las sesiones de onboarding, la formación y el soporte técnico. Algunos de nuestros proveedores en HotelSAAS ofrecen formaciones personalizadas y soporte 24/7, algo que marca la diferencia cuando surgen imprevistos.
Recuerda que la adopción de una nueva tecnología puede generar resistencia entre los empleados. La clave está en involucrarlos desde el principio, explicar los beneficios y asegurarse de que tienen el soporte necesario para adaptarse sin frustraciones.
Precio vs retorno de inversión. No te dejes engañar solo por el costo inicial.
Hay dos frases que siempre me han encantado para tratar este tema:
"La barato siempre sale caro" o "No soy suficientemente rico para comprar barato".
Es tentador elegir la opción más barata cuando buscas tecnología para tu hotel, pero el verdadero valor de una solución no está solo en su precio, sino en el retorno de inversión (ROI) que genera. Un buen software debe ayudarte a optimizar procesos, reducir costos operativos y, sobre todo, aumentar ingresos.
Por ejemplo, un buen sistema de revenue management puede incrementar tu RevPAR, un CRM eficiente puede mejorar la conversión de reservas directas, y un PMS bien integrado puede reducir errores en la gestión operativa.
En HotelSAAS siempre recomendamos analizar el costo total de propiedad (licencias, integraciones, formación, soporte) y compararlo con los beneficios que puede aportar en términos de eficiencia y rentabilidad.
Antes de decidirte, haz números: ¿Cuánto tiempo y dinero ahorrará tu equipo con esta herramienta? ¿Cuánto pueden aumentar tus ingresos gracias a una mejor optimización de tarifas o una experiencia de cliente más fluida? Si la inversión se traduce en mejoras claras, el precio deja de ser un problema y pasa a ser una oportunidad.
Pide referencias y opiniones reales.
Nada mejor que la experiencia de otros hoteleros para validar una herramienta. Pero ojo co este tema. Siempre has de pedir referencias a hoteleros con alojamientos similares al tuyo. Como comentabamos antes no es lo mismo lo que necesita un hotel de negocios o un resort de lujo. Con las reseñas o reviews pasa lo mismo. Lo que a mi me gusta y me va bien puede que no te solucione a tí tus necesidades.
En HotelSAAS estamos trabajando en un sistema de reviews donde los propios usuarios pueden puntuar a los proveedores y compartir sus experiencias.
Las redes sociales, foros especializados y eventos del sector también son una buena fuente de información. No te quedes solo con la versión del proveedor, busca opiniones independientes.
Prueba antes de decidir. No compres a ciegas.
Invertir en tecnología hotelera sin probarla antes es como comprar un coche sin haberlo conducido previamente. Muchos proveedores ofrecen demos gratuitas o periodos de prueba, y es clave aprovecharlos al máximo. No se trata solo de ver una presentación comercial, sino de experimentar cómo la herramienta funciona en el día a día de tu hotel.
Aquí es donde entra en juego el Proof of Concept (POC), o prueba de concepto. Un POC es un test en un entorno real con datos reales, donde puedes evaluar si la solución realmente aporta valor a tu operativa. Mientras que una demo te muestra las funcionalidades, un POC te permite comprobar si el software se adapta a tu flujo de trabajo, si las integraciones funcionan correctamente y si el equipo lo encuentra intuitivo.
Durante el periodo de prueba, te recomendamos evaluar aspectos como la velocidad del sistema, la facilidad de navegación, la personalización y el soporte técnico. Además, involucra a tu equipo en la prueba para asegurarte de que todos lo encuentran útil y fácil de usar.
No te quedes solo con la teoría. Prueba, mide y decide con información real.
La importancia del departamento de soporte.
Imagina que tu PMS deja de funcionar en plena temporada alta y no puedes contactar con el soporte técnico. Es un escenario que ningún hotelero quiere vivir.
Antes de elegir una solución, verifica los tiempos de respuesta del soporte, los canales de comunicación disponibles (teléfono, chat, email) y si cuentan con asistencia en tu idioma (muy importante y más teniendo en cuenta que estamos tratando de un lenguaje tecnológico y que no mucha gente domina).
Seguridad y cumplimiento normativo
Con la creciente digitalización, la seguridad de los datos es más importante que nunca. Asegúrate de que el software cumple con las regulaciones de protección de datos, como el GDPR en Europa.
Pregunta por las medidas de seguridad que implementan, si cuentan con cifrado de datos y copias de seguridad automáticas. Un error en este aspecto puede derivar en sanciones económicas y dañar la reputación de tu hotel.
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