Más de 40 funcionalidades esenciales en un PMS en 2025

¿Qué es un PMS?

Un PMS (Property Management System) es el corazón de la gestión de cualquier alojamiento, desde hoteles y resorts hasta apartamentos turísticos y hostales. Es el software que utilizamos para controlar todas las operaciones diarias, como las reservas, el check-in y check-out, la asignación de habitaciones, la facturación y mucho más.

Gracias a un PMS, podemos automatizar procesos, reducir errores y mejorar la experiencia de nuestros huéspedes. Además, nos permite gestionar tarifas, disponibilidad y conectar con otros sistemas como motores de reservas, channel managers y herramientas de revenue.

En pocas palabras, es la herramienta que nos ayuda a mantener todo bajo control y a optimizar el rendimiento de nuestro alojamiento.

Más de 40 funcionalidades esenciales en un PMS en 2025

A continuacion, te proponemos un listado con más de 40 funcionalidades esenciales en un PMS en 2025. .

Gestión de reservas y disponibilidad

• Motor de reservas integrado: Permite a los huéspedes reservar directamente desde la web del hotel sin depender de OTAs.

• Integración con el Channel Manager: Sincroniza disponibilidad y tarifas en todas las plataformas de distribución.

• Asignación automática de habitaciones: Reduce el trabajo manual y optimiza la ocupación.

• Control de sobreventa (Overbooking Management): Minimiza errores y mejora la estrategia de revenue.

• Bloqueo de habitaciones: Permite reservar habitaciones específicas para clientes VIP o grupos.

• Gestión de tarifas dinámicas: Ajuste de precios en función de la demanda y otros factores.

Automatización y revenue management

•  Integración con herramientas de Revenue Management (RMS): Ajusta precios en tiempo real según demanda, competencia y disponibilidad.

• Tarifas personalizadas para clientes recurrentes: Descuentos y precios especiales para fidelizar clientes.

• Paquetes y promociones automáticas: Combinación de habitación + extras (spa, cena, parking).

• Forecasting y análisis de demanda: Predicción de ocupación basada en datos históricos y tendencias.

Check-in, check-out y pagos automatizados

• Check-in online y móvil: Permite a los huéspedes registrarse antes de llegar, mejorando su experiencia.

• Check-out express: Ahorra tiempo a los clientes permitiendo pagos automáticos y facturación digital.

• Llaves digitales (Mobile Key): Acceso a la habitación desde el móvil, eliminando la necesidad de tarjetas físicas.

• Firma digital de documentos: Evita papeleo innecesario en recepción.

• Pasarela de pagos integrada: Procesamiento de pagos seguro y automático.

  
  

CRM y experiencia del huésped

• Base de datos de clientes (CRM): Guarda preferencias, historial de estancias y datos relevantes.

• Segmentación de clientes: Personalización de promociones según el tipo de huésped.

• Automatización de emails y SMS: Confirmaciones de reservas, recordatorios y encuestas post-estancia.

•  Cross-selling y upselling automático: Ofrecer upgrades, desayuno o late check-out en el momento de la reserva.

•  Integración con WhatsApp o chat en vivo: Comunicación directa y rápida con los huéspedes.

Operaciones y gestión del hotel

• Gestión de housekeeping en tiempo real: Asignación y control del estado de las habitaciones desde el PMS.

• Control de mantenimiento: Registro y seguimiento de incidencias en habitaciones e instalaciones.

• Gestión de turnos del personal: Control de horarios y asignación de tareas.

• Dashboard con KPIs clave: Ocupación, ingresos, ADR, RevPAR y otros indicadores de rendimiento.

• Informes avanzados: Reportes financieros, de operaciones y de revenue en tiempo real.

• Multi-propiedad: Control centralizado para cadenas hoteleras con varios establecimientos.

Integraciones y conectividad

• API abierta: Permite conectar el PMS con otros sistemas (RMS, CRM, sistemas contables, etc.).

• Conectividad con Google Hotel Ads y Metabuscadores: Mejora la visibilidad directa del hotel.

• Integración con sistemas de contabilidad: Automatiza facturación y control de ingresos.

• Sincronización con plataformas de reseñas: Monitorización y respuesta a comentarios en TripAdvisor, Google, etc.

• Compatibilidad con sistemas de control de acceso: Llaves electrónicas y domótica en habitaciones.

Seguridad y regulaciones

•  Cumplimiento con RGPD y normativas de privacidad: Protección de datos de los huéspedes.

• Backup y almacenamiento en la nube: Seguridad y acceso remoto a los datos del hotel.

• Control de acceso y permisos de usuarios: Definir quién puede acceder a qué información dentro del PMS.

• Registro automático de huéspedes para autoridades locales: Generación de partes de viajeros para cumplir con la normativa.

Análitica y toma de decisiones

• Panel de control en tiempo real: Información clave en una sola vista para la toma de decisiones.

• Predicción de demanda con IA: Uso de inteligencia artificial para prever tendencias de ocupación.

• Integración con Google Analytics y herramientas de tracking: Medición del rendimiento del motor de reservas.

• Comparación con OTAs y competidores: Verificación de precios y posicionamiento.

• Reportes personalizados: Creación de informes según las necesidades del hotel.

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Si tu sistema actual no cumple con estas funciones, puede estar limitando la rentabilidad y operativa de tu hotel. En 2025, un PMS debe ser más que un software de gestión: debe optimizar procesos, mejorar la experiencia del huésped y maximizar los ingresos.

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