Más de 40 funcionalidades esenciales en un PMS en 2025
- Elena Mateos
- 18 mar
- 4 Min. de lectura
¿Qué es un PMS?
Un PMS (Property Management System) es el corazón de la gestión de cualquier alojamiento, desde hoteles y resorts hasta apartamentos turísticos y hostales. Es el software que utilizamos para controlar todas las operaciones diarias, como las reservas, el check-in y check-out, la asignación de habitaciones, la facturación y mucho más.
Gracias a un PMS, podemos automatizar procesos, reducir errores y mejorar la experiencia de nuestros huéspedes. Además, nos permite gestionar tarifas, disponibilidad y conectar con otros sistemas como motores de reservas, channel managers y herramientas de revenue.
En pocas palabras, es la herramienta que nos ayuda a mantener todo bajo control y a optimizar el rendimiento de nuestro alojamiento.
A continuacion, te proponemos un listado con más de 40 funcionalidades esenciales en un PMS en 2025. .
Gestión de reservas y disponibilidad
Motor de reservas integrado: Permite a los huéspedes reservar directamente desde la web del hotel sin depender de OTAs.
Integración con el Channel Manager: Sincroniza disponibilidad y tarifas en todas las plataformas de distribución.
Asignación automática de habitaciones: Reduce el trabajo manual y optimiza la ocupación.
Control de sobreventa (Overbooking Management): Minimiza errores y mejora la estrategia de revenue.
Bloqueo de habitaciones: Permite reservar habitaciones específicas para clientes VIP o grupos.
Gestión de tarifas dinámicas: Ajuste de precios en función de la demanda y otros factores.
Automatización y revenue management
Integración con herramientas de Revenue Management (RMS): Ajusta precios en tiempo real según demanda, competencia y disponibilidad.
Tarifas personalizadas para clientes recurrentes: Descuentos y precios especiales para fidelizar clientes.
Paquetes y promociones automáticas: Combinación de habitación + extras (spa, cena, parking).
Forecasting y análisis de demanda: Predicción de ocupación basada en datos históricos y tendencias.
Check-in, check-out y pagos automatizados
Check-in online y móvil: Permite a los huéspedes registrarse antes de llegar, mejorando su experiencia.
Check-out express: Ahorra tiempo a los clientes permitiendo pagos automáticos y facturación digital.
Llaves digitales (Mobile Key): Acceso a la habitación desde el móvil, eliminando la necesidad de tarjetas físicas.
Firma digital de documentos: Evita papeleo innecesario en recepción.
Pasarela de pagos integrada: Procesamiento de pagos seguro y automático.
CRM y experiencia del huésped
Base de datos de clientes (CRM): Guarda preferencias, historial de estancias y datos relevantes.
Segmentación de clientes: Personalización de promociones según el tipo de huésped.
Automatización de emails y SMS: Confirmaciones de reservas, recordatorios y encuestas post-estancia.
Cross-selling y upselling automático: Ofrecer upgrades, desayuno o late check-out en el momento de la reserva.
Integración con WhatsApp o chat en vivo: Comunicación directa y rápida con los huéspedes.
Operaciones y gestión del hotel
Gestión de housekeeping en tiempo real: Asignación y control del estado de las habitaciones desde el PMS.
Control de mantenimiento: Registro y seguimiento de incidencias en habitaciones e instalaciones.
Gestión de turnos del personal: Control de horarios y asignación de tareas.
Dashboard con KPIs clave: Ocupación, ingresos, ADR, RevPAR y otros indicadores de rendimiento.
Informes avanzados: Reportes financieros, de operaciones y de revenue en tiempo real.
Multi-propiedad: Control centralizado para cadenas hoteleras con varios establecimientos.
Integraciones y conectividad
API abierta: Permite conectar el PMS con otros sistemas (RMS, CRM, sistemas contables, etc.).
Conectividad con Google Hotel Ads y Metabuscadores: Mejora la visibilidad directa del hotel.
Integración con sistemas de contabilidad: Automatiza facturación y control de ingresos.
Sincronización con plataformas de reseñas: Monitorización y respuesta a comentarios en TripAdvisor, Google, etc.
Compatibilidad con sistemas de control de acceso: Llaves electrónicas y domótica en habitaciones.
Seguridad y regulaciones
Cumplimiento con RGPD y normativas de privacidad: Protección de datos de los huéspedes.
Backup y almacenamiento en la nube: Seguridad y acceso remoto a los datos del hotel.
Control de acceso y permisos de usuarios: Definir quién puede acceder a qué información dentro del PMS.
Registro automático de huéspedes para autoridades locales: Generación de partes de viajeros para cumplir con la normativa.
Análitica y toma de decisiones
Panel de control en tiempo real: Información clave en una sola vista para la toma de decisiones.
Predicción de demanda con IA: Uso de inteligencia artificial para prever tendencias de ocupación.
Integración con Google Analytics y herramientas de tracking: Medición del rendimiento del motor de reservas.
Comparación con OTAs y competidores: Verificación de precios y posicionamiento.
Reportes personalizados: Creación de informes según las necesidades del hotel.
Conclusión: ¿Tu PMS está listo para 2025?. Encuentra los mejores en HotelSAAS
Si tu sistema actual no cumple con estas funciones, puede estar limitando la rentabilidad y operativa de tu hotel. En 2025, un PMS debe ser más que un software de gestión: debe optimizar procesos, mejorar la experiencia del huésped y maximizar los ingresos.
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